Catálogo mayorista por WhatsApp: cómo responder sin prometer inventario
“Necesito 20 cajas para el viernes. ¿Tienen y cuánto salen?” Parece una pregunta sencilla, pero contiene al menos tres decisiones distintas: precio aplicable, existencia y fecha de entrega. Si alguno de esos datos no está confirmado, una respuesta rápida puede convertirse en una promesa incorrecta.
Qué debe contener un catálogo preparado para conversar
Una lista de nombres y precios no basta. Para cada producto conviene registrar un identificador, presentación, unidad de venta, cantidad mínima y descripción que una persona realmente usaría al pedirlo. Si “caja” puede significar 6, 12 o 24 piezas, esa diferencia debe quedar explícita.
El precio necesita contexto: moneda, impuestos, vigencia y condiciones que afectan a quién aplica. Un precio de referencia no equivale a una cotización final. Si el catálogo no contiene descuentos aprobados, flete o crédito, el agente no debe inferirlos a partir de una conversación.
Precio, inventario y entrega son fuentes distintas
Una ficha puede tener un precio vigente y, al mismo tiempo, carecer de inventario actualizado. También puede existir inventario sin una promesa confiable de entrega. Separar estas fuentes evita que un dato correcto se use para justificar otro que nadie ha verificado.
Ejemplo de respuesta responsable
“La caja de 12 piezas figura en el catálogo con un precio de referencia de $1,280 MXN más IVA. Para 20 cajas, el importe de referencia sería $25,600 MXN más IVA. Voy a dejar tu solicitud al equipo para que confirme existencia, envío y total antes de cerrar el pedido.”
Cantidades y precios ficticios; no constituyen una oferta.
Las preguntas mínimas que ayudan al vendedor
Para preparar una oportunidad útil, el agente puede pedir producto y presentación exactos, cantidad, ciudad o zona de entrega, fecha deseada y si se requiere factura. No necesita exigir todos los datos de golpe: puede preguntar solo lo que falta para el siguiente paso y explicar cuándo intervendrá una persona.
El handoff debería distinguir hechos, pendientes y solicitudes del cliente. “Quiere 20 cajas” es un hecho de la conversación; “hay 20 cajas disponibles” solo lo sería si una fuente autorizada y vigente lo confirmara. Esa separación facilita que el equipo continúe sin reconstruir el chat.
Antes de habilitar respuestas reales
- Revisa productos, presentaciones y reglas comerciales con la persona responsable del catálogo.
- Define qué precios se pueden mostrar y cuáles requieren cotización humana.
- Especifica la fuente y vigencia del inventario; si no existe, exige confirmación del equipo.
- Prueba preguntas ambiguas, pedidos grandes, fechas urgentes y datos contradictorios.
- Comprueba que el resumen del handoff señale tanto lo confirmado como lo pendiente.
En Dulio puedes preparar la información y ensayar conversaciones en Test Lab antes de conectar WhatsApp. La publicación de una versión y la activación del canal son pasos separados. Una integración con Odoo u otra fuente operativa se evalúa según datos, permisos y alcance; no debe asumirse como disponible para cualquier cuenta.
Empieza por la información que ya tienes
Prepara tu catálogo, define límites y prueba respuestas con ejemplos de tu operación antes de atender clientes reales.
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